Polityka prywatności i cookies

Część I. W skrócie

Ta część jest streszczeniem i nie zastępuje szczegółów. Szczegóły są w Części II.

Kto przetwarza dane. MH Daniel Możdżyński, ul. Sędziwoja 49 lok. 3, 61-063 Poznań. Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących danych: contact@aivatary.com.

Po co. Żeby prowadzić konto w panelu, umożliwić agentowi odpowiadanie na pytania klientów naszego klienta, rozliczyć usługę, zapewnić bezpieczeństwo platformy oraz, za zgodą, przesyłać informacje o produkcie.

Trzy rzeczy warte uwagi, zanim zaczniecie Państwo korzystać z platformy:

1. Treść rozmowy jest przekazywana do dostawcy modelu językowego. Bez tego agent nie sformułowałby odpowiedzi. Umowa z dostawcą jest zawarta z podmiotem z Unii Europejskiej, a szczegóły opisuje sekcja 9 i osobny wykaz podprocesorów.
2. Dla treści rozmów z Państwa klientami jesteśmy podmiotem przetwarzającym, nie administratorem. To Państwo decydują, co trafia do bazy wiedzy i jak długo przechowujemy rozmowy. Rozdział ról opisuje sekcja 2.
3. Agent odpowiada wyłącznie na podstawie treści, które Państwo opublikowali. Odpowiedź bez pokrycia w źródłach nie zostaje wysłana, więc zakres przetwarzanych danych wyznacza Państwa baza wiedzy, a nie wiedza modelu.

Czego nie robimy. Nie sprzedajemy danych. Nie profilujemy nikogo w celach reklamowych. Nie podejmujemy decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie automatycznie. Na tej stronie nie działa żadne narzędzie analityczne ani reklamowe, więc nie ma tu banera zgód, bo nie ma czego zgłaszać.

Prawa. Dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przeniesienie, sprzeciw, wycofanie zgody i skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Sekcja 13.

Część II. Szczegóły

1. Administrator danych i kontakt

1. Administratorem danych osobowych jest Daniel Możdżyński prowadzący działalność gospodarczą pod firmą MH Daniel Możdżyński, ul. Sędziwoja 49 lok. 3, 61-063 Poznań, NIP 8522140767, REGON 811228847, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
2. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o kontakt pocztą elektroniczną na adres contact@aivatary.com albo korespondencyjnie na adres siedziby.
3. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o kontakt na adres wskazany w ust. 2.

2. Zakres tej polityki i nasze dwie role

1. Polityka dotyczy strony aivatary.com, panelu pod adresem app.aivatary.com oraz widgetu osadzanego przez naszych klientów na ich stronach.
2. Występujemy w dwóch różnych rolach i to rozróżnienie jest najważniejszą rzeczą w całym dokumencie:

3. Dla drugiej z tych ról podstawą działania jest umowa powierzenia przetwarzania. Osoba, której dane trafiły do rozmowy z agentem naszego klienta, kieruje swoje żądania do tego klienta, a my udzielamy mu wsparcia technicznego.

3. Kogo dotyczy przetwarzanie

• Osób zakładających i prowadzących konto w panelu.
• Operatorów, którym nasz klient nadał dostęp do skrzynki rozmów.
• Osób, które piszą do nas na adres kontaktowy albo rozmawiają z Adą na tej stronie.
• Klientów końcowych naszych klientów, w zakresie, w jakim ich dane pojawią się w rozmowie z agentem.

4. Skąd mamy dane

• Bezpośrednio od Państwa, przy zakładaniu konta, w korespondencji i w rozmowie z agentem.
• Od naszego klienta, gdy nadaje dostęp operatorowi.
• Z automatycznych zapisów działania platformy, opisanych w sekcji 5.

5. Jakie dane przetwarzamy

Dziennik audytu przechowuje zdarzenia po redakcji danych wrażliwych. Numery PESEL (weryfikowane sumą kontrolną), numery IBAN (weryfikowane algorytmem mod 97), numery telefonów, adresy e-mail, numery kart i tokeny są zamieniane na znaczniki, zanim zdarzenie w ogóle trafi do zapisu.

6. Cele i podstawy prawne

7. Uzasadnione interesy

Tam, gdzie powołujemy się na uzasadniony interes, przeprowadziliśmy wyważenie z prawami osób, których dane dotyczą. Interesem jest utrzymanie działającej i bezpiecznej platformy, obrona przed nadużyciami oraz możliwość wykazania, jak agent podjął konkretną decyzję. Zakres przetwarzania ograniczamy technicznie: dziennik audytu przyjmuje wyłącznie dane po redakcji, a zapisy techniczne nie służą do budowania profilu żadnej osoby. Wobec przetwarzania opartego na tej podstawie przysługuje sprzeciw, opisany w sekcji 13.

8. Systemy sztucznej inteligencji

Agent korzysta z modelu językowego, a sesje głosowe dodatkowo z rozpoznawania i syntezy mowy. Zakres tego przetwarzania, to co dzieje się z treścią przekazaną do modelu oraz zasady nadzoru człowieka opisuje osobny dokument: informacja o systemach AI. Ma on własną wersję i własną datę, bo zmiana dostawcy modelu nie powinna wymuszać zmiany całej polityki prywatności.

9. Odbiorcy danych

1. Dane powierzamy podmiotom, które dostarczają nam infrastrukturę i konkretne funkcje platformy: dostawcy modelu językowego, syntezy mowy, transportu mediów, wysyłki wiadomości oraz operatorowi serwerowni.
2. Aktualny wykaz tych podmiotów, wraz z zakresem powierzenia, lokalizacją przetwarzania i podstawą przekazania poza Europejski Obszar Gospodarczy, publikujemy w odrębnym dokumencie: wykaz podprocesorów.
3. Wykaz ma własny numer wersji i własną datę. Zmiana dostawcy aktualizuje wykaz, a nie tę politykę, dzięki czemu numer wersji polityki nie zmienia się z powodów, które nie dotyczą Państwa praw.
4. Poza tym dane mogą trafić do podmiotów uprawnionych na podstawie przepisów prawa, do biura rachunkowego oraz do doradców prawnych, w zakresie niezbędnym do obrony roszczeń.

10. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Serwery aplikacyjne i baza danych działają w Unii Europejskiej, w Warszawie.
2. Część funkcji korzysta jednak z dostawców, których spółki macierzyste mają siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Nie twierdzimy więc, że żadne dane nie opuszczają tego obszaru. Dla każdego takiego przypadku podajemy w wykazie podprocesorów kraj przetwarzania oraz podstawę przekazania, czyli decyzję o odpowiednim stopniu ochrony z art. 45 RODO albo standardowe klauzule umowne z art. 46 ust. 2 lit. c RODO wraz z oceną skutków przekazania.

11. Jak długo przechowujemy dane

12. Co się dzieje po zakończeniu współpracy

1. Po zakończeniu umowy usuwamy albo zwracamy dane powierzone przez naszego klienta, zgodnie z jego decyzją i zapisami umowy powierzenia.
2. Baza wiedzy jest własnością naszego klienta i na żądanie wydajemy ją w otwartym formacie.
3. Zachowujemy wyłącznie te dane, do których obligują nas przepisy, przede wszystkim dokumentację księgową, oraz zapisy potrzebne do obrony roszczeń.

13. Państwa prawa

1. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. W sprawach złożonych możemy przedłużyć ten termin o dwa miesiące, informując o tym wcześniej.
2. Jeżeli nie umiemy potwierdzić tożsamości osoby zgłaszającej żądanie, prosimy o dodatkowe informacje. Nie po to, żeby utrudnić, tylko żeby nie wydać danych komuś innemu.
3. Jeżeli żądanie dotyczy rozmowy prowadzonej przez agenta naszego klienta, przekazujemy je temu klientowi, bo to on jest administratorem tych danych, i informujemy o tym osobę zgłaszającą.

14. Marketing

Informacje o produkcie wysyłamy wyłącznie osobom, które wyraziły na to zgodę. Zgodę można wycofać w każdej chwili, a wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania. Nie przekazujemy adresów e-mail podmiotom trzecim w celach marketingowych.

15. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec żadnej osoby decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne albo w podobny sposób istotnie na nią wpływały. Agent formułuje odpowiedzi, ale każda operacja zmieniająca dane wymaga zatwierdzenia przez człowieka, co opisuje strona kart potwierdzeń. Nie profilujemy nikogo w celach reklamowych ani marketingu behawioralnego.

Punktacja dopasowania zapytania. Gdy umawiają Państwo prezentację przez okno czatu na tej stronie, obliczamy pomocniczy wskaźnik dopasowania. Korzystamy przy tym wyłącznie z danych podanych w formularzu rezerwacji: domeny adresu e-mail, nazwy firmy, adresu strony firmowej i treści pola „czego oczekujesz". Treść rozmowy z asystentką nie jest do tego wykorzystywana.

Wskaźnik bierze pod uwagę, czy adres pochodzi z domeny firmowej czy z bezpłatnej skrzynki, czy podano adres strony i czy zgadza się on z domeną adresu e-mail, oraz czy w nazwie firmy lub w opisie oczekiwań występują słowa wskazane wcześniej przez nas jako istotne albo wykluczające.

Wynik służy wyłącznie przygotowaniu osoby prowadzącej prezentację i ustaleniu kolejności kontaktu. Sam z siebie nie powoduje odmowy spotkania, odmowy zawarcia umowy, zmiany ceny ani żadnego innego skutku prawnego lub podobnie istotnego. O sposobie obsługi zapytania decyduje człowiek. Wskaźnik nie jest przechowywany: obliczamy go za każdym razem z aktualnych danych, a przechowujemy wyłącznie same dane z formularza, razem z rezerwacją.

Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na sprawnej obsłudze zapytań handlowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Przysługuje Państwu prawo wniesienia sprzeciwu wobec tego przetwarzania (art. 21 RODO); zgłoszenie na adres contact@aivatary.com wystarczy.

16. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka: szyfrowanie połączeń, szyfrowanie poświadczeń kanałów w bazie, rozdzielenie danych między organizacjami na poziomie zapytania, kontrolę dostępu opartą na rolach, dziennik audytu bez możliwości nadpisania oraz zabezpieczenie importu treści przed sięganiem do adresów wewnętrznych sieci. Szczegóły opisuje strona bezpieczeństwa.

17. Pliki cookies i pamięć przeglądarki

1. Ta strona nie ustawia plików cookies. Nie działa tu Google Analytics, Google Tag Manager, piksel reklamowy ani żadne inne narzędzie analityczne czy marketingowe. Piszemy o tym wprost, bo brak narzędzia jest taką samą informacją jak jego obecność.
2. Strona korzysta z pamięci przeglądarki w zakresie opisanym w tabeli poniżej. Pamięć trwała (localStorage) przechowuje wartość do czasu jej usunięcia albo upływu wskazanego okresu; pamięć sesji (sessionStorage) znika po zamknięciu karty. Żadna z tych wartości nie trafia na nasz serwer.

   Zapis	Gdzie	Co zawiera	Kiedy powstaje	Jak długo
   theme	pamięć trwała	wybór jasnego albo ciemnego motywu	przy zmianie motywu	bezterminowo
   caip:widget:memo2	pamięć trwała	Państwa własne wypowiedzi z czatu (do 12, po 400 znaków); odpowiedzi asystentki nie są zapisywane	przy pierwszej Państwa wypowiedzi	6 godzin od ostatniej wypowiedzi, kasowane zegarem
   caip:widget:resume	pamięć trwała	etykieta podstrony, na którą przeszła asystentka (do 80 znaków), bez treści	przy przejściu zaproponowanym przez asystentkę	5 minut
   caip:widget:teaser	pamięć trwała	znacznik czasu odprawienia dymka zaproszenia	gdy klikną Państwo, żeby dymek zamknąć	30 dni
   caip:widget:closed	pamięć sesji	że okno czatu zostało zamknięte	przy zamknięciu okna	do zamknięcia karty
   caip:widget:memo-off	pamięć sesji	rezygnacja z zapamiętywania rozmowy	po kliknięciu „usuń zapis"	do zamknięcia karty

   Zapis rozmowy powstaje dopiero wtedy, gdy sami Państwo coś napiszą do asystentki. Samo otwarcie okna czatu, także automatyczne, nie zapisuje niczego. W oknie rozmowy jest przycisk „Usuń zapis z tej przeglądarki"; po jego użyciu nie zapisujemy nic do końca wizyty.
3. Rozmowa z Adą uruchamiana z tej strony łączy się z app.aivatary.com, czyli naszą własną infrastrukturą. Nie wczytujemy zasobów z sieci dostarczania treści ani z serwerów innych firm, dlatego nie wyświetlamy banera zgód.
4. Panel pod adresem app.aivatary.com nie używa plików cookies. Token uwierzytelniający jest przechowywany w pamięci karty przeglądarki oraz w pamięci sesji i znika po jej zamknięciu. Zapis jest niezbędny do utrzymania zalogowania, więc nie podlega zgodzie.
5. Ustawienia przeglądarki pozwalają usunąć zapisane wartości w każdej chwili. Skasowanie wpisu theme przywraca motyw domyślny.

18. Zmiany polityki

1. O istotnych zmianach informujemy z wyprzedzeniem pocztą elektroniczną oraz komunikatem w panelu.
2. Każde wydanie ma numer wersji i datę wejścia w życie, widoczne na początku dokumentu.
3. Zmiana wykazu podprocesorów nie zmienia numeru wersji tej polityki, bo wykaz jest osobnym dokumentem z własną wersją.